4.3. Διοικητικό Δίκαιο - Η διοικητική διαδικασία - Το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα

Βιβλιογραφία: Α. Γέροντας/Σ. Λύτρας/Π. Παυλόπουλος/Γ. Σιούτη/Σ. Φλογαΐτης

Α. Η αρχή της φανεράς δράσης της διοίκησης και η ενεργητική πληροφόρηση Β. Ιδιωτικά και διοικητικά έγγραφα 1. Διοικητικά έγγραφα 2. Ιδιωτικά έγγραφα Γ. Οι περιορισμοί του δικαιώματος πρόσβασης στα έγγραφα 1. Απόλυτοι περιορισμοί 2. Σχετικοί περιορισμοί Δ. Η ικανοποίηση του δικαιώματος προηγούμενης ακρόασης Ε. Η προθεσμία για τη χορήγηση εγγράφων

Α. Η αρχή της φανεράς δράσης της διοίκησης και η ενεργητική πληροφόρηση

Η Δημόσια Διοίκηση έχει στη διάθεσή της ένα σημαντικό αριθμό πληροφοριών που περιέχονται σε έγγραφα που είτε τα έχει συντάξει η ίδια, είτε έχουν περιέλθει στην κατοχή της από τρίτους. Βάσει της αρχής της διαφάνειας και της φανεράς δράσης της διοίκησης, η διεκπεραίωση των δημόσιων υποθέσεων πρέπει να γίνεται φανερά. Αυτό σημαίνει ότι αφενός οι πράξεις της διοίκησης δημοσιοποιούνται (δημοσίευση σε ΦΕΚ, κοινοποίηση, ανάρτηση στο διαδίκτυο) (παθητική πληροφόρηση), αφετέρου ότι αν ο διοικούμενος υποβάλει σχετικό αίτημα προς τη διοίκηση μπορεί να έχει πρόσβαση στα έγγραφα (ενεργητική πληροφόρηση). Το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα προβλέπεται στο άρθρο 5 ΚΔΔιαδ.

Β. Ιδιωτικά και διοικητικά έγγραφα

Τα έγγραφα διακρίνονται σε διοικητικά έγγραφα (1) και ιδιωτικά έγγραφα (2). Ο βασικός κανόνας για τη δυνατότητα πρόσβασης σε αυτά είναι διαφορετικός.

1. Διοικητικά έγγραφα

Άρθρο 5 παρ. 1 ΚΔΔιαδ   1. Κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις.

Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όχι μόνον οι διοικητικές πράξεις, με την τεχνική έννοια του όρου, δηλαδή οι εκτελεστές πράξεις. Πρόσβαση μπορεί να έχει ο ενδιαφερόμενος και στις γνωμοδοτήσεις, τις εγκυκλίους, τις μελέτες, τις εκθέσεις, τις απαντήσεις, τα πρακτικά και, εφόσον η απαρίθμηση είναι ενδεικτική, σε κάθε πράξη της Διοίκησης και γενικότερα σε κάθε έγγραφο που έχει συνταχθεί από τις δημόσιες υπηρεσίες. Δικαίωμα γνώσης των διοικητικών εγγράφων, αυτών δηλαδή που έχουν συνταχθεί από τις δημόσιες υπηρεσίες, έχει κάθε ενδιαφερόμενος που έχει εύλογο ενδιαφέρον, ύστερα από γραπτή αίτησή του.

2. Ιδιωτικά έγγραφα

Άρθρο 5 παρ. 2 ΚΔΔιαδ   2. Οποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον δικαιούται, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές.

Η πρόσβαση σε αυτά είναι δυνατή μόνον σε όποιον έχει ειδικό έννομο συμφέρον, ύστερα από γραπτή αίτησή του. Η πρόσβαση αυτή αφορά μόνο τα ιδιωτικά εκείνα έγγραφα που είναι σχετικά με υπόθεση του αιτούντος που εκκρεμεί στις δημόσιες υπηρεσίες ή έχει διεκπεραιωθεί ήδη από αυτές.

Γ. Οι περιορισμοί του δικαιώματος πρόσβασης στα έγγραφα

Άρθρο 5 παρ. 3 ΚΔΔιαδ   3. Το κατά τις προηγούμενες παραγράφους δικαίωμα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που το έγγραφο αφορά την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου, ή αν παραβλάπτεται απόρρητο το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις. Η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος τούτου αν το έγγραφο αναφέρεται στις συζητήσεις του Υπουργικού Συμβουλίου, ή αν η ικανοποίηση του δικαιώματος αυτού είναι δυνατόν να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα δικαστικών,"διοικητικών," αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών σχετικώς με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης.

Οι περιορισμοί του δικαιώματος πρόσβασης διακρίνονται σε απόλυτους (1) και σχετικούς (2). 

1. Απόλυτοι περιορισμοί

Οι απόλυτοι περιορισμοί αφορούν την προστασία της ιδιωτικής και οικογενειακής ζωής τρίτων προσώπων και του απορρήτου που προβλέπεται από ειδικές διατάξεις. 

2. Σχετικοί περιορισμοί

Η Διοίκηση διαθέτει διακριτική ευχέρεια να επιτρέψει ή να αρνηθεί την πρόσβαση σε έγγραφα που αφορούν τις συζητήσεις του Υπουργικού Συμβουλίου ή αν δημιουργείται κίνδυνος να δυσχερανθεί ουσιωδώς η έρευνα δικαστικών, αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών σχετικά με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο περιορισμός του δικαιώματος πρόσβασης είναι σχετικός, με την έννοια ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης η ικανοποίηση του σχετικού αιτήματος πρόσβασης στα έγγραφα.

Δ. Η ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης στα έγγραφα

Άρθρο 5 παρ. 4 ΚΔΔιαδ   4. Το δικαίωμα των παρ. 1 και 2 ασκείται : α) με μελέτη του εγγράφου στο κατάστημα της υπηρεσίας, ή β) με χορήγηση αντιγράφου, εκτός αν η αναπαραγωγή τούτου μπορεί να βλάψει το πρωτότυπο. Η σχετική δαπάνη αναπαραγωγής βαρύνει τον αιτούντα, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Αν πρόκειται για πληροφορίες ιατρικού χαρακτήρα, αυτές γνωστοποιούνται στον αιτούντα με τη βοήθεια γιατρού, ο οποίος ορίζεται για το σκοπό αυτόν.

Το δικαίωμα πρόσβασης στα διοικητικά και ιδιωτικά έγγραφα ικανοποιείται είτε με μελέτη του εγγράφου στο χώρο της δημόσιας υπηρεσίας είτε με τη χορήγηση αντιγράφων, για την αναπαραγωγή των οποίων βαρύνεται ο αιτών. Η χορήγηση αντιγράφων μπορεί να αποκλειστεί, μόνον αν η αναπαραγωγή μπορεί να βλάψει το πρωτότυπο, προφανώς γιατί είναι πεπαλαιωμένο ή φθαρμένο.

Ε. Η προθεσμία για τη χορήγηση εγγράφων

Άρθρο 5 παρ. 6 ΚΔΔιαδ   6. Η χρονική προθεσμία για τη χορήγηση εγγράφων κατά τις παραγράφους 1 και 2 ή την αιτιολογημένη απόρριψη της σχετικής αίτησης του πoλίτη είναι είκοσι (20) ημέρες.

Με την άπρακτη πάροδο των 20 ημερών από την υποβολή της αιτήσεως στη διοικητική αρχή στοιχειοθετείται παράλειψη οφειλόμενης νόμιμης ενέργειας.